Coördinator Transport, Personeel & Materieel (m/v/x)

Jouw rol

Als Coördinator Transport, Personeel & Materieel vorm je een belangrijke schakel tussen de chauffeurs, arbeiders, werfleiders, technische directie en administratie.

Je houdt het overzicht over de dagelijkse transportplanning, volgt de personeelsregistraties op en zorgt ervoor dat gegevens over voertuigen, materialen en magazijn correct worden bijgehouden.

Geen twee dagen zijn volledig hetzelfde. Een planning kan wijzigen, een werf heeft onverwacht materiaal nodig of een administratief dossier moet dringend in orde worden gebracht. Jij schakelt vlot, communiceert duidelijk en bewaart ook op drukke momenten het overzicht.

Transport en dispatch

Je organiseert en volgt het interne en externe vervoer op voor de verschillende werven en klanten.

Concreet betekent dit dat je:

• De dagelijkse planning verzorgt voor een team van zes chauffeurs
• Het vervoer organiseert in functie van de werven en opdrachten voor externe klanten
• De transportplanning afstemt met werfleiders en de technische directie
• Contact onderhoudt met externe transporteurs en duidelijke afspraken maakt over planning, uitvoering en administratie
• Vrachtdocumenten opstelt en controleert
• Vergunningen voor uitzonderlijk vervoer aanvraagt en opvolgt
• Boordapparatuur en kilometerheffing beheert via Satellic
• Voertuigen administratief in- en uitschrijft voor de verkeersbelasting
• Bestuurderskaarten aanvraagt, opvolgt en uitleest via Digitach
• Grondbanklijsten en transportgegevens correct bijhoudt
• Op vraag transportstatistieken en overzichten opstelt
• Dagrapporten verwerkt voor de interne doorrekening van transportkosten
• Facturatiebonnen voor externe klanten voorbereidt
• De pompinstallatie en het dieselverbruik administratief opvolgt en intern doorrekent

Personeelsadministratie

Voor de chauffeurs en arbeiders ben jij een toegankelijk en praktisch aanspreekpunt. Je zorgt ervoor dat prestaties en personeelsgegevens correct geregistreerd en opgevolgd worden.

Je staat onder meer in voor:

• De controle en verwerking van dagrapporten van chauffeurs, arbeiders en werven via Geo en Centric
• Het beantwoorden en opvolgen van praktische vragen van chauffeurs en arbeiders
• De aanvraag en opvolging van economische werkloosheid en weerverlet
• Het actueel houden van de personeelsdossiers
• De controle van de registraties voor Check In At Work
• Het uitvoeren van bijkomende registraties via de portaalsite van de sociale zekerheid
• Het correct toerekenen van de uren van de werfleiding aan de verschillende werven
• Een goede administratieve afstemming met de interne en externe partners

Materiaal-, magazijn- en wagenparkbeheer

Ook voor het materiaal, het magazijn en het wagenpark zorg je voor een correcte administratieve opvolging.

Je bent verantwoordelijk voor:

• Het actueel houden van materiaallijsten en de aanleg van materiaaldossiers
• De registratie en opvolging van materiaalbewegingen tussen magazijn en werven
• Het beheren van de artikellijsten van het magazijn
• Het toerekenen van magazijnkosten aan de juiste werven
• Het administratief opvolgen van het wagenpark
• Het bijhouden van smeerlijsten, onderhoudsbeurten en technische keuringen
• Het bewaken van belangrijke vervaldata en tijdig ondernemen van actie

Administratieve ondersteuning

Tot slot zorg je ervoor dat de documenten achter de operationele werking correct verwerkt en teruggevonden worden.

Je controleert, verwerkt en klasseert onder meer:

• Leveringsbonnen voor de facturatie
• Leveringsbonnen van klanten en werven
• Weegbonnen en andere transport- en werfdocumenten
• Administratieve bewijsstukken die nodig zijn voor een correcte interne of externe doorrekening

Wie zoeken we?

We zoeken vooral een sterke organisator die houdt van variatie, verantwoordelijkheid en rechtstreeks contact met mensen.

Je herkent jezelf hierin:

• Je hebt ervaring binnen transportplanning, dispatch, werfadministratie, personeelsadministratie of een vergelijkbare operationele functie
• Ervaring binnen de bouw-, transport- of logistieke sector is een sterke troef
• Je kunt verschillende planningen, dossiers en deadlines tegelijk opvolgen zonder het overzicht te verliezen
• Je werkt nauwkeurig en begrijpt dat een correcte registratie belangrijk is voor lonen, facturatie en werfopvolging
• Je communiceert vlot en duidelijk met chauffeurs, arbeiders, werfleiders, leveranciers en externe transporteurs
• Je durft afspraken te maken, mensen aan te spreken en ontbrekende informatie op te vragen
• Wanneer een planning onverwacht verandert, denk je snel in oplossingen
• Je bent praktisch ingesteld en wacht niet af wanneer je zelf actie kunt ondernemen
• Je werkt vlot met digitale toepassingen en hebt een goede kennis van Excel
• Ervaring met Geo, Centric, Pionira, Digitach, Satellic of de portaalsites van de sociale zekerheid is mooi meegenomen, maar geen absolute vereiste
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands
• Je voelt je thuis in een familiale kmo met korte communicatielijnen en een directe, no-nonsensecultuur

Een specifiek diploma is voor ons minder belangrijk dan jouw ervaring, organisatietalent en zin om deze brede verantwoordelijkheid vast te pakken.

Wat mag je verwachten?

• Een bijzonder gevarieerde functie waarin planning, administratie en menselijk contact samenkomen
• Een belangrijke operationele rol binnen een stabiele familiale bouwgroep
• Veel autonomie en ruimte om zelf structuur en overzicht te creëren
• Rechtstreeks contact met chauffeurs, arbeiders, werfleiders en het management
• Een werkomgeving met korte communicatielijnen en een praktische aanpak
• Een degelijk inwerkingstraject in de gebruikte systemen en interne werking
• Een marktconform loonpakket, afgestemd op jouw ervaring en competenties
• Een organisatie waar initiatief, betrokkenheid en aanpakken oprecht gewaardeerd worden